採用担当者の目に留まるカバーレターの作り方|初心者向けガイド(事例付き)

みんさんは、「カバーレター」というものをご存知でしょうか?

外資系企業の求人枠に応募する際にカバーレターというものが求められるケースがあります。

履歴書を完璧に仕上げ、応募したい仕事の候補を絞った。そして、面接で聞かれる質問も、調べて対応済み。

しかし、応募書類を送ろうとしたら、求人広告がカバーレターを要求と記載されているではないか。

しかし、カバーレターをどう書けばいいのか分からない。。。

慌てないでください。カバーレターの書き方は思っているよりずっと簡単です。

このガイドでは、あなたにふさわしい仕事を獲得するためのカバーレターの書き方をご紹介します。

本日のご紹介内容はこちら。

  • カバーレターとは何か、なぜそれが求職活動で重要なのか
  • 採用されるカバーレターの書き方
  • カバーレターを完成させる方法のチェックリスト
  • 優れたカバーレターの例とは

では、さっそく基本的なところからご紹介しましょう。

目次

カバーレターとは?(そしてなぜそれが重要なのか)

カバーレターとは、求人に応募する際に履歴書やレジュメと一緒に提出する1枚の書類です。

その目的は、あなたの自己紹介と職業上の経歴を簡潔にまとめることです。カバーレターの長さは、平均して250~400ワードが目安です。

良いカバーレターは、人事担当者の興味を引き、あなたの履歴書を読むきっかけになります。

一方、悪いカバーレターは、あなたの応募書類がそのままシュレッダー行きになることを意味するかもしれません。ですから、そうならないためにも、説得力のあるカバーレターの書き方を知っておくことは必須なのです。

良いカバーレターとはどのようなものか、あなたは尋ねるかもしれません。では、その例を挙げてみましょう。
下記例は、レジュメやカバーレターのテンプレートを提供しているNovorésumé社が提供してるものです。

しかし、カバーレターはレジュメの代わりではなく、補足するものであることに留意してください。つまり、レジュメに書かれていることをそのまま繰り返すのではありません。

初めてカバーレターを書く場合、これらを全て書くのはかなり大変に思えるかもしれません。結局のところ、あなたはプロのライターではないのです。

しかし、クリエイティブである必要はありませんし、文章を書くことが得意である必要もありません。ただ、試行錯誤を重ねたフォーマットに従って書けばいいのです。

カバーレターの構成

  • ヘッダー:連絡先情報の入力
  • 採用担当者への挨拶
  • 冒頭の段落:2~3個のトップ実績を挙げて読み手の注意を引く。
  • 第2段落:なぜあなたがその仕事に最適なのかを説明する。
  • 第3段落:なぜあなたがその会社にマッチするのかを説明する。
  • 正式な結びの挨拶

↓実際にはこんな感じです。

採用されるカバーレターの書き方

カバーレターの基本的な書き方を説明した後、ステップバイステップでカバーレターの書き方を説明します。

ステップ1:正しいカバーレターのテンプレートを選ぶ

良いカバーレターは、良い第一印象を残すことが重要です。

そのため、整ったビジュアルのテンプレートを活用することで、より良い印象を残せます。

Novorésumé社では、厳選されたカバーレターのテンプレートから1つを選ぶだけで、すぐに準備完了です。

さらに、AIがカバーレターの改善点をアドバイスしてくれますので、おすすめです。

ステップ2:カバーレターはヘッダーから始める

レジュメと同様に、カバーレターも連絡先欄から始めることが重要です。

ここでは、以下のような必要な情報をすべて記載したい。

  • フルネーム
  • 電話番号
  • 電子メール
  • 日付
  • 採用担当者名・役職名
  • 応募先企業名

場合によっては、追加項目を検討することもあります。

  • ソーシャルメディアのプロフィール:あなたの専門分野に関連するあらゆるタイプのプロフィール。LinkedIn、GitHub(開発者向け)、Medium(ライター向け)などのソーシャル・プロフィール。
  • 個人ウェブサイト:応募に何らかの付加価値を与えるような個人ウェブサイトを持っている場合、それを記載しましょう。例えば、あなたがプロのライターの場合、自分のブログへのリンクを貼ることになるでしょう。

そして、ヘッダーに記載すべきではない内容は以下の通りです。

  • 住所/居住地:これはカバーレターではなく、履歴書に記載するものです。
  • プロらしくないEメール:ビジネス用途に相応しくない綴りのアドレスはNGです。

ステップ3:採用担当者への挨拶

自分の連絡先をきちんと記載したら、カバーレターの内容を書き始めましょう。

ここではまず、採用担当者宛のカバーレターを作成します。

そうです、採用担当者です!よくある “Dear Sir or Madam “ではないのです。将来の上司に、あなたがよく調べて、彼らのチームと一緒に働くことに本当に情熱を持っていることを示したいのです。

20社以上もの企業にメールを送り、そのうちのどれかで採用されることを望むような求職者は、誰も雇いたくはないでしょう。

では、誰が採用担当者なのかを知るにはどうしたらいいのでしょうか?いくつかの方法があります。

最もシンプルな方法は、LinkedInで関連する部署の責任者を調べることです。例えば、あなたがノボレームのコミュニケーション・スペシャリストのポジションに応募しているとしましょう。採用担当者は、おそらくコミュニケーション部長かチーフコミュニケーションオフィスでしょう。

そこで、LinkedInでざっと調べてみるのです。

それでもダメなら、会社のウェブサイトの「チーム」ページをチェックしましょう。

それでも適切な担当者が見つからない場合

他にもいくつか使える挨拶文を紹介します。

  • Dear [Department] Hiring Manager
  • Dear Hiring Manager
  • To whom it may concern
  • Dear [Department] Team

ステップ4:注目を集める自己紹介を書く

特に就職活動では、第一印象が重要です。

採用担当者には、何百、時には何千という応募書類が届きます。そのため、カバーレターを隅から隅まで読むことはないでしょう。

ですから、最初の段落から目を引くことが重要なのです。

多くのカバーレターの冒頭の段落で見られる1番の問題は、非常に一般的なものであることです。そのほとんどは、以下のようなものです。

Hey, my name is Jonathan and I’d like to work as a Sales Manager at XYZ Inc. I’ve worked as a sales manager at MadeUpCompany Inc. for 5+ years, so I believe that I’d be a good fit for the position.

こんにちは、私の名前はジョナサンです。XYZ社でセールスマネージャーとして働きたいと思っています。私はMadeUpCompany Inc.で5年以上セールスマネージャーとして働いてきましたので、このポジションに適していると考えています。

どこが問題だと思いますか?この冒頭の段落は、あなたがその仕事をしたことがあるという事実以外、ほとんど何も語っていないのです。

同じような職務経験は、他の応募者も持っているのです。

その代わり、読み手の注意を引くために、あなたの最も優れた業績を2-3個挙げて始めるとよいでしょう。できれば、その実績はそのポジションにできるだけ関連したものであることが望ましいです。

では、先ほどの例をブラッシュアップしましょう。

Dear Josh,

My name’s Michael and I’d like to help XYZ Inc. hit and exceed their sales goals as a Sales Manager. I’ve worked with Company X, a fin-tech company, for 3+ years. As a Sales Representative, I generated an average of $30,000+ in sales per month (beating the KPIs by around 40%). I believe that my previous industry experience, as well as excellence in sales, makes me the right candidate for the job.

ジョシュさんへ

私はマイケルと申します。セールスマネージャーとして、XYZ社の売上目標を達成し、それを上回るような仕事をしたいと思っています。私はXYZ社というフィンテック企業で3年以上働いています。営業担当として、月平均3万ドル以上の売上を達成しました(KPIを約40%上回る)。これまでの業界経験、そして卓越した営業力が、この仕事の適任者だと信じています。

この2つの例の違いがわかりますか?もしあなたが採用担当者なら、ジョナサンとマイケル、どちらのセールスマネジャーを採用しますか?

さて、序文について説明しましたが、次はカバーレターの本文について説明します。この部分は2つの段落に分かれています。最初の段落では、なぜあなたがその仕事に最適な人物なのかを説明し後の段落では、あなたがその会社に適していることを証明するための段落です。

では、さっそく始めましょう!

ステップ5:なぜあなたがその仕事に最適なのかを説明する

ここでは、自分の専門的なスキルをアピールし、他の応募者よりも自分がその仕事に適していることを人事担当者に納得させるのです。

しかし、まず最初に、何かを書く前に、その職務の最も重要な要件が何であるかを理解する必要があります。そこで、求人広告を開き、どの職務が最も重要であるかを確認します。

例として、あなたがFacebook広告の運用担当のポジションに応募しているとしましょう。あなたは、求人広告をスキャンし、トップ要件があることを参照してください。

  • 10,000ドル以上/月のFacebook広告予算を管理した経験
  • 他のプラットフォーム(Google検索+Twitter)での広告掲載のスキルもある
  • 優れたコピーライティングスキル

さて、このセクションでは、あなたがこれらの要件をどのように満たしているかを論じる必要があります。では、この例ではどうなるでしょうか。

Good:

In my previous role as a Facebook Marketing Expert at XYZ Inc. I handled customer acquisition through ads, managing a monthly Facebook ad budget of $20,000+. As the sole digital marketer at the company, I managed the ad creation & management process end-to-end. Meaning, I created the ad copy, images, picked the targeting, ran optimization trials, and so on.

Other than Facebook advertising, I’ve also delved into other online PPC channels, including:

  • Google Search
  • Twitter
  • Reddit
  • Quora

前職の株式会社XYZでは、Facebookマーケティングエキスパートとして活動していました。広告による顧客獲得を担当し、毎月2万ドル以上のFacebook広告予算を管理していました。会社で唯一のデジタルマーケターとして、広告の作成と管理プロセスをエンドツーエンドで管理しました。つまり、広告のコピーや画像の作成、ターゲティングの設定、最適化のテストなどを行ったのです。

Facebook広告のほかにも、以下のようなオンラインPPCチャンネルを開拓してきました。

  • Google Search
  • Twitter
  • Reddit
  • Quora

ステップ6:自分がその企業に適している理由を説明する

最後の段落を書き終えたとき、あなたはこう思うかもしれません、「私はこの仕事にうってつけだ!」と。他に何を書けばいいのだろう?カバーレターを完成させ、送信ボタンを押せばいい?

いいえ、まだです。まだ完成ではありません。

人事担当者が見ているのは、あなたがその仕事に向いているかどうかだけではありません。会社の文化に合うかどうかも見ているのです。

結局、合わない社員は遅かれ早かれ辞めることになります。そうすると、その社員の年俸の50%ものコストが会社にかかることになります。

つまり、あなたが本当に情熱を持っていることを、人事担当者に納得させる必要があるのです。

どうすればいいのでしょうか?手始めに、その会社について調べてみましょう。次のようなことを知りたいと思います。

  • その会社のビジネスモデルは何か?
  • その会社の製品やサービスは何ですか?使ったことがありますか?
  • 企業文化はどのようなものか?誰かがあなたの仕事を細かく管理するのか、それとも、あなたが物事を成し遂げる方法について自律性があるのか?

では、さっそくググってみましょう。会社のウェブサイトやウェブ上のどこかに、あなたが必要とするすべての情報が載っている可能性があります。

そして、その会社のどこが好きなのか、それを文章にする必要があります。

例えば、あなたがその会社の製品に情熱を注いでいて、組織内のイノベーション/インディペンデント・ワークの文化が好きだとします。

Correct Example

I’ve personally used the XYZ Smartphone, and I believe that it’s the most innovative tech I’ve used in years. The features such as Made-Up-Feature #1 and Made-Up-Feature #2 were real game changers for the device. 

I really admire how Company XYZ thrives for excellence for all its product lines, creating market-leading tech. As someone that thrives in a self-driven environment, I truly believe that I and Company XYZ will be a great match.

私は個人的にXYZスマートフォンを使っていますが、ここ数年で最も革新的な技術だと思います。特に、「Made-Up-Feature #1」や「Made-Up-Feature #2」といった機能は、このデバイスのゲームチェンジャーと言えるでしょう。

私は、XYZ社がすべての製品ラインで卓越性を追求し、市場をリードする技術を生み出していることに、本当に感心しています。自らを律することのできる環境が好きな私にとって、XYZ社との相性は抜群に良いと思います。

ここでやってはいけないことは、書くべきことがあるからといって、超一般的な内容になってしまうことです。ほとんどの求職者は、この部分を台無しにしがちです。私たちがよく目にする(あまりにも多い)例を見てみましょう。

Incorrect Example

I’d love to work for Company XYZ because of its culture of innovation. I believe that since I’m super creative, I’d be a good fit for the company. The company values of integrity and transparency really vibe with me.

私は、イノベーションの文化があるXYZ社で働きたいと思っています。私はとてもクリエイティブなので、この会社に向いていると思います。誠実さと透明性という会社の価値観にとても共感しています。

何が問題なのかわかりますか?この例文では、その会社について何も語っていません。「イノベーションの文化」は、ほとんどの企業が持っていると主張しているものです。

「誠実さと透明性の価値観」も同様です。この作者は、その組織の価値観をググって、それが好きだと言っているだけです。

これを読んだ採用担当者は、そのふてぶてしさを見抜くでしょう。

ですから、よく調べて、志望動機はきちんと考えておきましょう。

ステップ7:行動への呼びかけで締めくくる

最後に、カバーレターの仕上げとして、結びの言葉を書きましょう。

最後の段落では、以下のことを行いたいものです。

  • 前の段落で書ききれなかった点をまとめる。言い残したことはないか?採用担当者の判断材料になるような情報はありますか?ここでそれを述べましょう。
  • 採用担当者が時間を割いてくれたことに感謝しましょう。あまりに貧乏くさいと思われない限り、礼儀正しくすることは決して悪いことではありません。
  • カバーレターの最後は、行動を促す言葉で締めくくります。カバーレターの最後の文章は、行動を促すものであるべきです。採用担当者に何かしらの行動を起こしてもらうようにお願いするのです。

では、実際の例を挙げてみましょう。

Good Example:

So to wrap it all up, thanks for looking into my application. I hope I can help Company X make the most out of their Facebook marketing initiatives. I’d love to further discuss how my previous success at XYZ Inc. can help you achieve your facebook marketing goals.

最後に、私の応募書類をご覧いただきありがとうございました。X社のFacebookマーケティング施策を最大限に活用するためのお手伝いができれば幸いです。XYZ Inc.での私のこれまでの成功が、あなたのfacebookマーケティングの目標達成にどのように役立つのか、さらに話し合いたいと思います。

ステップ8:正しいフォーマルクロージングを使う

最後の段落が終わったら、あとは正式な結びの言葉を書き下ろせばOKです。

カバーレターの最もポピュラーな結びの言葉の一つを選択し、記載しましょう。

  • Best Regards,
  • Kind Regards,
  • Sincerely,
  • Thank you,

そして、ついに完成です。カバーレターを送る前に、Grammarlyなどのソフトで校正するか、友人に見てもらうとよいでしょう。

カバーレターの書き方チェックリスト

カバーレターの見出しには、必要な情報がすべて含まれていますか?

  • フルネーム
  • プロフェッショナルメール
  • 電話番号
  • 日付
  • 関連するソーシャルメディアプロフィール

宛先は適切ですか?(例:会社の採用担当者/将来の直属の上司

自己紹介の段落は読み手の注意を引く内容か?

  • あなたの主な業績を2〜3つ紹介しましたか?
  • あなたの経験を数字や事実で裏付けましたか?

自分がその仕事に適したプロであることをうまく伝えられているか?

  • コアとなる要件を明確にしたか?
  • 自分の経験がいかにその要件にぴったり合っているかをうまく伝えられているか?

応募先企業への熱意は込められているか?

  • その会社の好きなところ上位3つを挙げられましたか?
  • 一般的な志望動機は避けましたか?

結論は行動への呼びかけで締めくくったか?

カバーレターにふさわしい正式な締めを使用したか?

カバーレターの例

カバーレター書くにあたって、参考となるものが欲しいですよね?

以下は、Novorésumé社が提供しているさまざまな分野のカバーレター例をご紹介します。

例1:大学生のカバーレター

例2:ミドルマネージメントのカバーレター

例3:キャリアチェンジのカバーレター

例4:マネジメントのカバーレター

例4:シニアエグゼクティブのカバーレター

まとめ

カバーレターは、レジュメと同じように重要です。どちらかが弱ければ、あなたの応募書類全体が無駄になってしまいます。

本日のガイドをもとに採用担当の目に留まるカバーレターを作成し、自分が獲得したジョブポジションの面談へ繋げましょう!

「レジュメの書き方」をまだご覧になっていない方はこちら。

みなさんの転職活動に少しでも役立てば幸いです!

Source:https://novoresume.com/career-blog/how-to-write-a-cover-letter-guide

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この記事を書いた人

某外資系IT企業に務めるアラフォービジネスマンです。日々、仕事も遊び(釣り・ゴルフ・サバゲー)も充実させるべく奮闘しております。これまで多くの方々との出会い、支えがあって今に至ります。まだまだ若輩ものですが、これからは少しでも皆様に還元出来ればと思います。

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